1.全面策劃,編制體系認(rèn)證工作計(jì)劃
為了使體系認(rèn)證工作能作到有計(jì)劃、協(xié)調(diào)地進(jìn)行,企業(yè)質(zhì)量部門在調(diào)查和收集有關(guān)體系認(rèn)證信息的基礎(chǔ)上,對(duì)體系認(rèn)證工作進(jìn)行全面策劃,編制“企業(yè)質(zhì)量體系認(rèn)證工作計(jì)劃”作出總體安排?!坝?jì)劃”應(yīng)包括體系認(rèn)證應(yīng)作好的工作(項(xiàng)目)、主要工作內(nèi)容和要求、完成時(shí)間、責(zé)任部門、部門負(fù)責(zé)人和企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)?!坝?jì)劃”編好后,應(yīng)經(jīng)企業(yè)主管認(rèn)證工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),由質(zhì)量部門印發(fā)。
2.掌握信息,選擇認(rèn)證機(jī)構(gòu)
(1)掌握信息
一是企業(yè)質(zhì)量管理水平的信息。應(yīng)組織人員按選定的質(zhì)量保證模式對(duì)企業(yè)現(xiàn)有的質(zhì)量體系進(jìn)行全面審核,通過審核報(bào)告來掌握企業(yè)質(zhì)量管理水平的信息,判定是否基本具備申請(qǐng)?bào)w系認(rèn)證的條件。二是社會(huì)第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)的信息,通過派出人員進(jìn)行調(diào)查,收集認(rèn)證機(jī)構(gòu)的資料,掌握認(rèn)證機(jī)構(gòu)的有關(guān)信息,其中主要是認(rèn)證機(jī)構(gòu)的合法性、公正性和權(quán)威性,審核人員的資歷和水平以及收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等,以便為選擇認(rèn)證機(jī)構(gòu)決策提供依據(jù)。
(2)選定認(rèn)證機(jī)構(gòu)
根據(jù)掌握認(rèn)證機(jī)構(gòu)的信息來選擇認(rèn)證機(jī)構(gòu),應(yīng)選擇那些收費(fèi)合理、具有合法性、公正性和權(quán)威性的認(rèn)證機(jī)構(gòu)。選定的認(rèn)證機(jī)構(gòu)并不是越多越好,關(guān)鍵是它們的合法性和權(quán)威性。由于我國(guó)已與世界上10個(gè)主要國(guó)家簽署互認(rèn)協(xié)議,一張證書可以通行互認(rèn)的國(guó)家,因而一般只需選定一家。
3.與選定認(rèn)證機(jī)構(gòu)洽談,簽訂認(rèn)證合同或協(xié)議
(1)與選定的認(rèn)證機(jī)構(gòu)洽談
根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)決策(批準(zhǔn)的報(bào)告),質(zhì)管部門與選定的認(rèn)證機(jī)構(gòu)進(jìn)行初次洽談,提出申請(qǐng)?bào)w系認(rèn)證的意向,了解申請(qǐng)?bào)w系認(rèn)證的程序,商討認(rèn)證總體時(shí)間安排,以及認(rèn)證費(fèi)用等。不管是初次洽談,還是以后的談判,企業(yè)應(yīng)明確“認(rèn)證是市場(chǎng)行為,申請(qǐng)認(rèn)證的企業(yè)是認(rèn)證機(jī)構(gòu)的用戶”這一觀念。
(2)正式提出申請(qǐng),簽訂合同或協(xié)議
企業(yè)在作出質(zhì)量體系認(rèn)證工作總體安排和提出整改工作要求后,就可向認(rèn)證機(jī)構(gòu)提出質(zhì)量體系認(rèn)證的正式申請(qǐng),遞交申請(qǐng)表。當(dāng)認(rèn)證機(jī)構(gòu)接受申請(qǐng)委托后,企業(yè)即可與認(rèn)證機(jī)構(gòu)簽訂合同或協(xié)議。有的認(rèn)證機(jī)構(gòu)要求在提出正式申請(qǐng)交申請(qǐng)表的同時(shí),應(yīng)提交企業(yè)的質(zhì)量保證手冊(cè)或其它有關(guān)文件,例如認(rèn)證體系復(fù)蓋產(chǎn)品的介紹、企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照等。此時(shí),正式申請(qǐng)則應(yīng)在質(zhì)量手冊(cè)編好后再提出,在送申請(qǐng)表的同時(shí)送交質(zhì)量保證手冊(cè),然后簽訂合同或協(xié)議。